En muchas empresas hoy en día, si preguntas cuánto gastan en software como servicio (SaaS), es probable que nadie tenga una respuesta clara. No es que no quieran, es que realmente no lo saben. Si preguntas quién se encarga de este gasto, escucharás respuestas como “Finanzas lo maneja”, “Es trabajo de IT” o “Depende”. Y ahí está el verdadero problema. Las empresas gastan entre $9,000 y $17,000 por empleado al año en software, pero la mayoría no tiene idea de lo que realmente están comprando.
La explosión de herramientas de software en todas las funciones, potenciada por la inteligencia artificial (IA), ha creado una brecha entre lo que las empresas creen que están gestionando y lo que realmente están manejando. Esta brecha se vuelve más costosa cada mes. Por ejemplo, el equipo de marketing se suscribe a Canva Pro, el de ventas a Calendly, el de diseño a Figma, y el de ingeniería a otra licencia de GitHub. Mientras tanto, IT ya está pagando por Adobe Creative Suite, Microsoft tiene funcionalidad de calendario, y hay herramientas de diseño en el paquete existente, además de una cuenta de GitHub Enterprise que no se utiliza.
Esto no es solo un gasto innecesario; se llama “SaaS sprawl” y está drenando recursos de las empresas. Datos recientes muestran que las organizaciones utilizan un promedio de 112 aplicaciones SaaS, y las grandes empresas pueden llegar a usar hasta 447 herramientas diferentes. Esto puede ser aún más grave, ya que cada departamento actúa como una pequeña startup, creando un “Frankenstein” tecnológico que nadie puede controlar o entender.
Las empresas desperdician entre el 30% y el 50% de sus presupuestos de SaaS en licencias no utilizadas, y perder fechas de renovación puede costar más de $200,000 por caso. Sin un control centralizado o visibilidad de contratos, las cosas se escapan. Renuevas herramientas que nadie usa, pagas precios más altos porque no comparas, y te sorprenden con renovaciones automáticas.
El problema se agrava con la llegada de la IA. Las empresas quieren que sus equipos experimenten y aprendan a usar nuevas herramientas, pero los equipos de IT luchan por controlar el descontrol. Los empleados utilizan tarjetas corporativas para probar las últimas herramientas de IA, como suscripciones a OpenAI, sin revisión de seguridad ni coordinación de presupuesto. Cada compra parece pequeña, pero sumada en todos los departamentos, se convierte en un gran problema.
La “Shadow IT” (tecnología no autorizada) y la “Shadow AI” no impulsan la innovación como algunos creen. Cuando el 40% del gasto en IT ocurre fuera de la supervisión formal, eso no es innovación, es un proceso roto. Los empleados buscan nuevas herramientas y resuelven problemas rápidamente, pero desvían tiempo y recursos de inversiones en innovación real.
Además, la “Shadow IT” y el “SaaS sprawl” crean agujeros de seguridad. Cada aplicación no autorizada es un posible punto de entrada para atacantes. Un estudio de IBM encontró que uno de cada tres robos de datos involucró “Shadow IT”, con un costo promedio de $4.9 millones por violación. Cuando alguien se registra en una herramienta de productividad sin la aprobación de IT, expone datos de la empresa.
La expansión de SaaS no siempre proviene de herramientas desconocidas; a menudo proviene de grandes nombres en tecnología. Herramientas como Zoom, Microsoft, Slack y Google se utilizan en exceso sin una gobernanza adecuada. Esto genera más contratos que rastrear, más renovaciones que gestionar y más revisiones de seguridad que realizar.
Muchos equipos de finanzas e IT intentan manejar esta complejidad con hojas de cálculo, lo cual es ineficaz. Un pequeño error en un gasto de $50 millones puede resultar en una pérdida de $500,000 al año. Este problema no solo es de herramientas, sino de propiedad. Finanzas cree que IT lo está manejando, IT asume que Finanzas tiene los números, y así se pierden oportunidades.
Cada dólar ahorrado en compras tiene un impacto inmediato en las ganancias. Reducir el gasto en SaaS en solo un 6% puede ofrecer el mismo aumento en ganancias que un incremento del 20% en ingresos. Algunas empresas han recuperado cientos de miles, incluso millones, al abordar renovaciones y consolidar herramientas.
La solución no es detener las compras de software, lo que generaría descontento. Se trata de dar estructura. Las empresas exitosas no bloquean cada solicitud de software, sino que tratan el gasto en software como una palanca estratégica. Algunas prácticas efectivas incluyen centralizar las solicitudes, construir un inventario de software, revisar renovaciones con anticipación y medir la utilización.
Cada mes que pasa es dinero que se pierde. Las renovaciones automáticas siguen ocurriendo y las licencias no utilizadas se acumulan. No necesitas 200 herramientas para moverte rápido; necesitas las 20 adecuadas y una forma de gestionarlas bien. Este es el momento de tomar el control, creando visibilidad y estructura para que los equipos puedan innovar de manera segura y eficiente.
